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거래명세서 쓰는 법

거래명세서(거래명세표)는 물건이나 서비스를 넘기면서 무엇을, 얼마나, 얼마에 넘겼는지를 적어 상대에게 건네는 서류입니다. 법으로 정해진 서식은 없지만, 나중에 "받았다·안 받았다"로 다투지 않으려면 꼭 남겨두는 것이 좋습니다.

견적서와 무엇이 다른가

• 견적서는 거래 전에 "이 가격에 하겠습니다"라고 제안하는 문서입니다.
• 거래명세서는 거래 후에 "이렇게 넘겼습니다"라고 확인하는 문서입니다.

그래서 거래명세서에는 공급받는 쪽 정보와 인수자 서명란이 들어갑니다. 견적서에는 없는 부분입니다.

세금계산서와는 다릅니다

거래명세서는 세금계산서를 대신하지 못합니다. 전자세금계산서는 국세청 홈택스에서 발행해야 법적 효력이 있습니다. 거래명세서는 그와 별개로 현장에서 물건과 함께 주고받는 서류입니다.

전잔액·입금액·미수잔액

거래처와 계속 거래하다 보면 대금이 밀리기 마련입니다. 이 표가 그 정리를 돕습니다.

• 전잔액 — 이번 거래 전까지 아직 못 받은 금액
• 당일거래액 — 이번에 넘긴 물건의 합계 (자동으로 채워집니다)
• 입금액 — 이번에 받은 돈
• 미수잔액 — 전잔액 + 당일거래액 − 입금액 (자동 계산됩니다)

거래처가 현금으로 다 결제했다면 전잔액과 입금액만 채우면 미수잔액이 0으로 나옵니다. 외상 거래가 없으면 이 칸들은 비워두셔도 됩니다.

인수자란

물건을 실제로 받은 사람이 이름을 적거나 서명하는 자리입니다. 현장에서 직접 서명을 받으실 거라면 비워둔 채로 인쇄하세요. 이 서명이 나중에 납품 사실을 증명하는 근거가 됩니다.

몇 부를 뽑나요

보통 두 부를 뽑습니다. 한 부는 거래처에 주고, 한 부는 인수자 서명을 받아 우리가 보관합니다. 인쇄 창에서 매수를 2로 두시면 됩니다.

인쇄와 저장

• 위 인쇄 · PDF 저장을 누르고, 인쇄 창에서 대상을 'PDF로 저장'으로 바꾸면 파일로 받을 수 있습니다.
• 배율은 100%, 용지는 A4, 여백은 '기본'으로 두세요. 여백은 문서에 이미 들어 있습니다.
• 품목이 많아 두 장 이상이 되어도 괜찮습니다. 둘째 장부터 표 머리가 다시 찍히고, 합계는 마지막 장에만 나옵니다. 지금 몇 장인지는 인쇄 버튼 옆에 표시됩니다.
• 내 정보 저장을 눌러두면 공급자 칸이 다음에 자동으로 채워집니다. 견적서와 같은 정보를 함께 씁니다. 이 정보는 사용자 브라우저에만 저장되며 서버로 전송되지 않습니다.