견적서·거래명세서·세금계산서는 무엇이 다른가
거래 한 건에 서류가 여럿 오갑니다. 순서대로 보면 헷갈릴 일이 없습니다.
거래 순서대로 보면 이렇습니다
- 견적서 — "이 가격에 해드리겠습니다" (거래 전)
- 발주서 — "그 조건으로 주문합니다" (사는 쪽이 보냅니다)
- 거래명세서 — "이렇게 넘겼습니다" (물건과 함께)
- 세금계산서 — 세법상 증빙 (홈택스에서 발행)
- 청구서 — "이 계좌로 이 날까지 주세요"
- 영수증 — "받았습니다"
여섯 개가 다 필요한 건 아닙니다. 작은 거래는 견적서와 세금계산서만으로 끝나기도 합니다. 다만 각각이 답하는 질문이 다르다는 점은 알아두시는 게 좋습니다.
하나씩 보면
견적서 — 거래 전의 제안
아직 거래가 성립하지 않은 단계입니다. 견적서를 보냈다고 계약이 되는 것은 아닙니다. 상대가 그 조건을 받아들여야 거래가 시작됩니다.
법으로 정해진 서식이 없습니다. 다만 유효기간을 안 적으면 몇 달 뒤 그 가격으로 발주가 들어와도 거절하기 어려워집니다.
거래명세서 — 넘긴 내역의 확인
물건을 넘기면서 함께 건네는 서류입니다. 무엇을 얼마나 넘겼는지를 적고, 받은 사람이 인수자란에 서명합니다. 이 서명이 나중에 "받았다·안 받았다" 다툼을 막습니다.
거래처와 계속 거래한다면 전잔액과 미수잔액을 함께 적어 외상 관리를 겸하는 경우가 많습니다.
세금계산서 — 유일한 세법상 증빙
이것만 세법이 인정하는 증빙입니다. 앞의 두 서류는 아무리 잘 만들어도 세금계산서를 대신하지 못합니다.
전자세금계산서는 국세청 홈택스에서 발행해야 하고, 발행 내역이 국세청에 그대로 넘어갑니다. 사는 쪽은 이걸 받아야 매입세액 공제를 받습니다. 못 받으면 부가세 10%를 그냥 부담하게 됩니다.
면세사업자는 세금계산서 대신 계산서를 발행합니다. 세액 칸이 없는 것이 차이입니다.
청구서 — 돈을 달라는 문서
법정 서식이 아닙니다. 프리랜서나 개인도 자유롭게 발행할 수 있습니다. 입금 계좌와 지급 기한을 적는 것이 핵심입니다.
영수증 — 받았다는 확인
돈을 받았다는 사실을 남기는 서류입니다. 카드 결제나 계좌이체는 기록이 남으니 주로 현금 거래에서 씁니다.
자주 헷갈리는 것
거래명세서만 주고받아도 되나요
거래 자체는 됩니다. 다만 세금 신고에는 쓸 수 없습니다. 사업자 간 거래라면 세금계산서를 따로 발행해야 하고, 안 하면 가산세를 물 수 있습니다.
거래명세서와 거래명세표는 다른 건가요
같은 서류를 부르는 두 가지 이름입니다. 현장에서는 섞어 씁니다.
견적서에 도장을 꼭 찍어야 하나요
의무는 아닙니다. 다만 회사가 공식적으로 낸 문서라는 인상을 주고, 상대 회사가 사내 품의를 올릴 때 요구하는 경우가 있습니다. 인쇄한 뒤 날인하시면 됩니다.
세금계산서를 늦게 발행하면
공급 시기가 속한 달의 다음 달 10일까지가 원칙입니다. 늦으면 가산세가 붙고, 사는 쪽도 공제 시기가 밀립니다. 정확한 기한과 예외는 국세청 안내를 확인하시는 것이 안전합니다.